檔案室管理制度
檔案室管理制度包涵：檔案人員崗位責任制、文件材料收集歸檔制度、檔案移交制度、檔案保管制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定與銷毀、檔案工作責任追究制度、檔案整理制度、檔案數字化制度等。
檔案人員崗位責任制
　　一、認真貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《安徽省檔案條例》和有關檔案管理辦法等法律法規和檔案業務標準、規范以及本單位有關檔案管理制度。
　　二、負責本單位各職能部門形成的各種門類、各種載體的檔案及有關資料的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作，并監督、指導二級機構的檔案工作。
　　三、忠于職守，努力提高業務水平，做好檔案服務工作，為各項工作提供優質服務。
　　四、做好本單位檔案保密、查借閱登記和庫房“九防”工作，確保檔案的完整與安全。
文件材料收集歸檔制度
　　一、收集歸檔范圍
　　本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
　  二、歸檔份數
　　文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
　　三、歸檔時間和方法
　　(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
　　(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
　　(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
　　(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
　　(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
　　(六)每年的三月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
　　四、歸檔要求
　　(一)應歸檔的文件、材料應由各辦公室資料員收集全齊。
　　(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
　　(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
　  (四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
 
檔案移交制度
　　一、本單位形成的文件材料辦理完畢后，由辦公室集中收集，按時歸檔。
　　二、本單位各科室的文件材料，由各科室分別收集、整理、立卷，并于次年三月底前將案卷及目錄一并移交綜合檔案室歸檔；
　　三、移交檔案時，編制檔案移交清冊一式二份，交接雙方須在移交清冊上簽名分別保存，并當場清點核對所移交檔案。
　　四、檔案人員工作調動時，應及時辦理交接手續。
檔 案 保 管 制 度
　　一、本機關的全部檔案實行集中統一管理，任何人不得據為己有。
　　二、加強檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染等工作，并配備必要的保護設施設備。
　　三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并做好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。
 
檔案查閱借閱利用制度
　　一、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案調閱室內查閱。
　　二、因工作需要須借閱檔案，原則上只能在檔案調閱室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管領導簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。
　　三、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經分管領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。
　　四、借閱者不準在檔案材料上涂畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。
　　五、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
　　六、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、涂改和損壞現象，按照檔案法規的有關條款追究責任。
 
檔案統計制度
　　一、對檔案的收進、移交、整理、鑒定、保管數量和狀況要登記，對檔案的構成、檔案的利用、檔案機構和人員等基本情況要進行準確、及時、科學的統計。
　　二、統計工作要實事求是，如實反映情況，做到數字準確無誤，不得虛報、瞞報、拒報和偽造。
　　三、統計數字要及時，要執行《中華人民共和國統計法》，用科學的標準和方法對統計資料進行整理和分析研究，使之標準化、系統化。
　　四、按照上級統一規定和要求，積極收集有關資料，搞好專門調查，認真準確填報工作中的各種統計表。
 
檔 案 保 密 制 度
　　一.檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全和完整。
　　二、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
　　三、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
四、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
　　五、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批準，同時指定專人保管。
　　六、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。
　　七、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。
　　八、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節依法追究責任。
 
檔案鑒定銷毀制度
　　一、檔案鑒定必須在本單位檔案鑒定領導小組組織下進行。檔案鑒定領導小組由分管領導、辦公室主任和檔案人員組成。主要任務是確定和調整檔案密級，鑒定檔案價值。
　　二、檔案鑒定由有關人員對檔案內容進行具體地分析和詳細審查，逐卷、逐份評定價值，并寫出鑒定報告。
　　三、檔案銷毀，對需要銷毀的檔案由檔案人員編造銷毀清冊，經鑒定小組審查簽署意見后，報領導審批后方可銷毀。
　　四、嚴格辦理檔案銷毀手續，具體銷毀檔案時要有二人現場監督，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人須在銷毀清冊上簽名以示負責。
　　五、對批準銷毀的檔案必須化為紙槳或焚毀，不得出賣或作它用。
　
檔案庫房管理制度
　　一、檔案庫房是保管檔案的重要場所，檔案人員須做好庫房管理工作，保護檔案安全。庫房必須具備防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防光、防鼠、防污染等安全措施。
　　二、每年清庫核查案卷一次，做到帳物相符，檔案人員變動時要做好移交清點工作。
　　三、非檔案人員不得進入檔案庫房，隨時注意庫房門窗安全，人走上鎖。
四、檔案庫房必須專門保存檔案、資料，其它物品一律不得入庫存放。
　　五、經常測試庫內溫濕度，并做好溫濕度記錄，使庫房內的溫濕度符合規定要求。
　　六、庫房須保持清潔衛生，檔案柜排列要整齊有序，檔案存放要科學和便于查找。
 
檔案工作責任追究制度
　　為強化檔案工作的控制措施和管理手段，有效地保護和利用檔案，確保檔案工作的整體質量，根據國家有關檔案工作的法律、法規，制定本制度。
　　一、未依法建立檔案機構或者配備檔案人員，依據有關法律、法規，追究單位主要負責人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰。
　　二、未依法對各種門類、各種載體檔案實行集中統一管理，依據有關法律、法規，追究分管檔案工作領導人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰。
　　三、將公務活動中的應當歸檔的文件資料，據為已用或拒絕向檔案部門移交的，追究主管人員的直接責任，并限期改正，對限期內不改正者，給予行政　處分，視情況給予經濟處罰。
　　四、所保存的檔案存在安全隱患，知情而不采取有效保護措施的，追究主管負責人和直接責任人的責任，并責令迅速采取有效挽救措施；造成檔案損毀的，視情節給予行政處分和經濟處罰。
　　五、玩忽職守造成檔案丟失、失密，追究相關人員的責任，給予行政處分，并依據檔案的價值，責令賠償損失。
　　六、擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案的，追究直接負責的主管人員或其他直接責任人的責任，給予行政處分。
　　七、涂改、偽造檔案的，追究直接責任人和相關人員的行政責任或經濟責任。
　　八、擅自出賣或轉讓檔案的，給予警告、罰款，并沒收非法所得。
　　九、不按規定辦理檔案登記，或不向檔案行政管理部門報送檔案統計報表，追究主管負責人和直接責任人的責任，責令限期改正。
 
檔案整理制度
　　一、 機關檔案室開展檔案整理工作時須在整理室進行，不得將檔案材料帶出室外。其整理質量由檔案接收人負責.
　　二、對移送整理的檔案要做好登記，做好標識，存放有序，妥善保管，防止錯裝或漏裝。對清理出的重復件等不需歸檔的各類材料，需報經單位檔案鑒定工作領導小組同意后，予以銷毀。
　　三、整理過程中，檔案材料一般不能借出，若有特殊原因需要借出，需經分管領導同意，并在借出登記表上記錄、簽字。
　　四、認真學習檔案管理業務知識，熟練掌握計算機及檔案管理軟件操作技術。
　　五、整理檔案做到分卷正確，卷內材料排列有序，編號清楚，案卷題名正確，卷內目錄無誤，裝訂整齊美觀，裝具整潔、符合標準。
　　六、逐年度按照規范標準整理單位各種門類檔案，做到無積壓、無拖延。
　　七、保持整理室內清潔、整齊、干燥。室內禁止吸煙，柜內不得存放雜物，保證檔案材料安全。
　　八、愛護室內裝備設備，下班要關好電器和門窗，發現安全隱患要及時處理或報告。
 
檔案數字化加工制度
　　一、機關檔案室應按照《全國檔案信息化實施綱要》要求，逐年度開展檔案數字化錄入工作，做到無積壓、無拖延。
　　二、用于檔案數字化加工的計算機不得鏈接互聯網，不得使用u盤、移動硬盤等非涉密移動存儲設備，保證檔案數據的保密和安全。
　　三、數字化加工的場所應安裝視頻監控設備，對數字化加工的全過程進行視頻錄像，非工作人員不得進入數字化加工室。
　　四、應加強對檔案出庫的管理，做好出庫檔案的交接手續，認真填寫出庫登記單，登記單應有全宗號、案卷號、年度、頁數等重要信息。
　　五、對已裝訂的案卷進行拆散時，應注意保護檔案紙張的完整性，同時區分好平板掃描和高速掃描的紙張。
　　六、數字化加工人員應做好分工，各負其責，認真做好工作日志，如有人員發生變動，應做好交接手續。
　　七、原則上應首先對檔案原件開展目錄數字化加工，其次再開展全文數字化加工，最后將掃描的圖像一一掛接到各個檔案條目下。
　　八、對已掃描的檔案文件圖像應開展質量檢查和圖像處理工作，模糊不清的圖像應重新掃描，圖像傾斜的應采取糾偏處理，圖像有污點的應去污處理。
　　九、對已完成數字化加工的檔案條目和圖像，應進行質量控制和抽檢，抽檢率不低于5%。
　　十、對已完成數字化加工的檔案原件應及時裝訂，以防原件紙張破損、丟失。對已破損的案卷封皮、案卷盒要及時予以更換。
　　十一、數字化加工完畢的檔案原件應第一時間歸還入庫保管，并做好歸還登記手續。
　　十二、已形成的數字化加工檔案數據，應及時開展備份工作，原則上應刻錄成三份一次寫光盤，一份查詢利用，一份交檔案室保存，一份備查。檔案室管理制度
檔案室管理制度包涵：檔案人員崗位責任制、文件材料收集歸檔制度、檔案移交制度、檔案保管制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定與銷毀、檔案工作責任追究制度、檔案整理制度、檔案數字化制度等。
檔案人員崗位責任制
　　一、認真貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《安徽省檔案條例》和有關檔案管理辦法等法律法規和檔案業務標準、規范以及本單位有關檔案管理制度。
　　二、負責本單位各職能部門形成的各種門類、各種載體的檔案及有關資料的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作，并監督、指導二級機構的檔案工作。
　　三、忠于職守，努力提高業務水平，做好檔案服務工作，為各項工作提供優質服務。
　　四、做好本單位檔案保密、查借閱登記和庫房“九防”工作，確保檔案的完整與安全。
文件材料收集歸檔制度
　　一、收集歸檔范圍
　　本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
　  二、歸檔份數
　　文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
　　三、歸檔時間和方法
　　(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
　　(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
　　(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
　　(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
　　(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
　　(六)每年的三月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
　　四、歸檔要求
　　(一)應歸檔的文件、材料應由各辦公室資料員收集全齊。
　　(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
　　(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
　  (四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
 
檔案移交制度
　　一、本單位形成的文件材料辦理完畢后，由辦公室集中收集，按時歸檔。
　　二、本單位各科室的文件材料，由各科室分別收集、整理、立卷，并于次年三月底前將案卷及目錄一并移交綜合檔案室歸檔；
　　三、移交檔案時，編制檔案移交清冊一式二份，交接雙方須在移交清冊上簽名分別保存，并當場清點核對所移交檔案。
　　四、檔案人員工作調動時，應及時辦理交接手續。
檔 案 保 管 制 度
　　一、本機關的全部檔案實行集中統一管理，任何人不得據為己有。
　　二、加強檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染等工作，并配備必要的保護設施設備。
　　三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并做好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。
 
檔案查閱借閱利用制度
　　一、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案調閱室內查閱。
　　二、因工作需要須借閱檔案，原則上只能在檔案調閱室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管領導簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。
　　三、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經分管領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。
　　四、借閱者不準在檔案材料上涂畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。
　　五、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
　　六、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、涂改和損壞現象，按照檔案法規的有關條款追究責任。
 
檔案統計制度
　　一、對檔案的收進、移交、整理、鑒定、保管數量和狀況要登記，對檔案的構成、檔案的利用、檔案機構和人員等基本情況要進行準確、及時、科學的統計。
　　二、統計工作要實事求是，如實反映情況，做到數字準確無誤，不得虛報、瞞報、拒報和偽造。
　　三、統計數字要及時，要執行《中華人民共和國統計法》，用科學的標準和方法對統計資料進行整理和分析研究，使之標準化、系統化。
　　四、按照上級統一規定和要求，積極收集有關資料，搞好專門調查，認真準確填報工作中的各種統計表。
 
檔 案 保 密 制 度
　　一.檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全和完整。
　　二、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
　　三、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
四、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
　　五、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批準，同時指定專人保管。
　　六、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。
　　七、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。
　　八、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節依法追究責任。
 
檔案鑒定銷毀制度
　　一、檔案鑒定必須在本單位檔案鑒定領導小組組織下進行。檔案鑒定領導小組由分管領導、辦公室主任和檔案人員組成。主要任務是確定和調整檔案密級，鑒定檔案價值。
　　二、檔案鑒定由有關人員對檔案內容進行具體地分析和詳細審查，逐卷、逐份評定價值，并寫出鑒定報告。
　　三、檔案銷毀，對需要銷毀的檔案由檔案人員編造銷毀清冊，經鑒定小組審查簽署意見后，報領導審批后方可銷毀。
　　四、嚴格辦理檔案銷毀手續，具體銷毀檔案時要有二人現場監督，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人須在銷毀清冊上簽名以示負責。
　　五、對批準銷毀的檔案必須化為紙槳或焚毀，不得出賣或作它用。
　
檔案庫房管理制度
　　一、檔案庫房是保管檔案的重要場所，檔案人員須做好庫房管理工作，保護檔案安全。庫房必須具備防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防光、防鼠、防污染等安全措施。
　　二、每年清庫核查案卷一次，做到帳物相符，檔案人員變動時要做好移交清點工作。
　　三、非檔案人員不得進入檔案庫房，隨時注意庫房門窗安全，人走上鎖。
四、檔案庫房必須專門保存檔案、資料，其它物品一律不得入庫存放。
　　五、經常測試庫內溫濕度，并做好溫濕度記錄，使庫房內的溫濕度符合規定要求。
　　六、庫房須保持清潔衛生，檔案柜排列要整齊有序，檔案存放要科學和便于查找。
 
檔案工作責任追究制度
　　為強化檔案工作的控制措施和管理手段，有效地保護和利用檔案，確保檔案工作的整體質量，根據國家有關檔案工作的法律、法規，制定本制度。
　　一、未依法建立檔案機構或者配備檔案人員，依據有關法律、法規，追究單位主要負責人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰。
　　二、未依法對各種門類、各種載體檔案實行集中統一管理，依據有關法律、法規，追究分管檔案工作領導人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理部門的處罰。
　　三、將公務活動中的應當歸檔的文件資料，據為已用或拒絕向檔案部門移交的，追究主管人員的直接責任，并限期改正，對限期內不改正者，給予行政　處分，視情況給予經濟處罰。
　　四、所保存的檔案存在安全隱患，知情而不采取有效保護措施的，追究主管負責人和直接責任人的責任，并責令迅速采取有效挽救措施；造成檔案損毀的，視情節給予行政處分和經濟處罰。
　　五、玩忽職守造成檔案丟失、失密，追究相關人員的責任，給予行政處分，并依據檔案的價值，責令賠償損失。
　　六、擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案的，追究直接負責的主管人員或其他直接責任人的責任，給予行政處分。
　　七、涂改、偽造檔案的，追究直接責任人和相關人員的行政責任或經濟責任。
　　八、擅自出賣或轉讓檔案的，給予警告、罰款，并沒收非法所得。
　　九、不按規定辦理檔案登記，或不向檔案行政管理部門報送檔案統計報表，追究主管負責人和直接責任人的責任，責令限期改正。
 
檔案整理制度
　　一、 機關檔案室開展檔案整理工作時須在整理室進行，不得將檔案材料帶出室外。其整理質量由檔案接收人負責.
　　二、對移送整理的檔案要做好登記，做好標識，存放有序，妥善保管，防止錯裝或漏裝。對清理出的重復件等不需歸檔的各類材料，需報經單位檔案鑒定工作領導小組同意后，予以銷毀。
　　三、整理過程中，檔案材料一般不能借出，若有特殊原因需要借出，需經分管領導同意，并在借出登記表上記錄、簽字。
　　四、認真學習檔案管理業務知識，熟練掌握計算機及檔案管理軟件操作技術。
　　五、整理檔案做到分卷正確，卷內材料排列有序，編號清楚，案卷題名正確，卷內目錄無誤，裝訂整齊美觀，裝具整潔、符合標準。
　　六、逐年度按照規范標準整理單位各種門類檔案，做到無積壓、無拖延。
　　七、保持整理室內清潔、整齊、干燥。室內禁止吸煙，柜內不得存放雜物，保證檔案材料安全。
　　八、愛護室內裝備設備，下班要關好電器和門窗，發現安全隱患要及時處理或報告。
 
檔案數字化加工制度
　　一、機關檔案室應按照《全國檔案信息化實施綱要》要求，逐年度開展檔案數字化錄入工作，做到無積壓、無拖延。
　　二、用于檔案數字化加工的計算機不得鏈接互聯網，不得使用u盤、移動硬盤等非涉密移動存儲設備，保證檔案數據的保密和安全。
　　三、數字化加工的場所應安裝視頻監控設備，對數字化加工的全過程進行視頻錄像，非工作人員不得進入數字化加工室。
　　四、應加強對檔案出庫的管理，做好出庫檔案的交接手續，認真填寫出庫登記單，登記單應有全宗號、案卷號、年度、頁數等重要信息。
　　五、對已裝訂的案卷進行拆散時，應注意保護檔案紙張的完整性，同時區分好平板掃描和高速掃描的紙張。
　　六、數字化加工人員應做好分工，各負其責，認真做好工作日志，如有人員發生變動，應做好交接手續。
　　七、原則上應首先對檔案原件開展目錄數字化加工，其次再開展全文數字化加工，最后將掃描的圖像一一掛接到各個檔案條目下。
　　八、對已掃描的檔案文件圖像應開展質量檢查和圖像處理工作，模糊不清的圖像應重新掃描，圖像傾斜的應采取糾偏處理，圖像有污點的應去污處理。
　　九、對已完成數字化加工的檔案條目和圖像，應進行質量控制和抽檢，抽檢率不低于5%。
　　十、對已完成數字化加工的檔案原件應及時裝訂，以防原件紙張破損、丟失。對已破損的案卷封皮、案卷盒要及時予以更換。
　　十一、數字化加工完畢的檔案原件應第一時間歸還入庫保管，并做好歸還登記手續。
　　十二、已形成的數字化加工檔案數據，應及時開展備份工作，原則上應刻錄成三份一次寫光盤，一份查詢利用，一份交檔案室保存，一份備查。