第一章 總 則

第一條 為規范管委會系統的人事檔案管理，有效地保護和利用好人事檔案，根據《中華人民共和國檔案法》和有關干部、職工檔案管理規定，結合管委會實際，特制訂本辦法。

第二條 人事檔案管理工作，必須嚴格貫徹執行國家、省、市、有關檔案、保密的法律、法規和制度，確保人事檔案的完整和安全。

第二章 人事檔案管理范圍

第三條 勞動人事處負責統一管理管委會機關、直屬事業單位在編干部職工的人事檔案以及所屬企業領導班子成員(總經理、副總經理、總經理助理、辦公室主任、人事經理、財務經理)的檔案;所屬企業其他干部職工的人事檔案由各企業人事部門管理。嚴禁私自保存檔案。

第四條 干部職工辭職、退職、被辭退、被除名等，其檔案原則上轉至市人才交流服務中心。

第五條 人事檔案管理人員的檔案，由勞動人事處處長指定專人保管。

第六條 干部職工出國不歸、失蹤、死亡后，其檔案由勞動人事處封存。

第三章 人事檔案收集、鑒別和歸檔

第七條 人事檔案要注意收集有關干部職工在工作學習中形成的反映其德、能、勤、績的材料，并及時歸檔，不斷充實檔案內容。收集歸檔的范圍主要包括:

(一)干部職工調配(復轉軍人安置)、任免、考察、考核等工作中形成的各類人員登記表(如干部履歷表、履歷書、職工登記表等)、任免呈報表(包括上報的考察材料等)、鑒定、干部考核登記表、民主評議和組織考核形成的綜合材料、退(離)休審批表和軍隊復轉軍人審批表;

(二)錄用和聘用干部職工工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部職工合同書、政審(考核)材料、續聘審批表、解聘辭退材料等;

(三)辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外、境外表現情況的鑒定材料;

(四)參加黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表及當選為委員的簡歷、政績材料;

(五)辦理干部職工工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批復材料;

(六)國民教育、成人教育和干部職工培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績表、畢業登記表、授學位的材料、學歷證明書、培訓結業成績登記表、學習鑒定材料;

(七)評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術職務任職資格申報表、專業技術職務考績材料、聘任專業職務的審批表、套改和晉升專業職務(職稱)審批表;

(八)更改姓名、民族、年齡、國籍、加入黨派時間，參加工作時間等過程中形成的個人申請、組織審查報告、上級批復以及所依據的證明材料;

(九)黨團組織建設中形成的材料;

(十)干部、職工審查工作中形成的材料;

(十一)表彰獎勵活動中形成的材料;

(十二)組織上布置填寫的履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定等材料;

(十三)紀律檢查、監察和行政管理等工作中形成的處分決定(免予處分的意見)、記過材料、查證核實報告、上級批復、本人對處分決定的意見和檢查、交待材料、通報批評材料;

(十四)干部職工的創造發明、科研成果、著作、譯著、重大有影響的論文(如獲獎或在全國性的報刊上發表的)等目錄;

(十五)體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘，確定殘廢等級的材料;

(十六)其他可供組織參考的有保存價值的材料。

第八條 對于搜集的材料，必須進行認真的鑒別。屬于歸檔材料必須符合下列要求:

(一)必須是辦理完畢的正式文件材料，且系原件(復印件不得為憑);

(二)必須完整齊全、真實、文字清楚、對象明確，寫明承辦單位及時間;

(三)必須手續完備，凡規定應由組織審查蓋章的，須有組織蓋章;組織鑒定、審查結論(復查結論)、處分決定、民主評議和組織考核形成的綜合材料等，須經本人見面簽字(本人見面后未簽字的由組織注明);任免呈報表(包括上報的考察材料)和錄用聘用審批表，必須注明批準的機關名稱、時間和文號;出國、出境審批表，要注明出國(境)和返回的時間及出國(境)的目的;

(四)檔案材料須統一使用十六開規格的辦公用紙，且須用鋼筆(或毛筆)和碳素墨水(或藍黑墨水)書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第九條 歸檔材料的收集方法和程序:

(一)形成人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內，負責按要求把應歸檔的材料送勞動人事處歸檔，所屬企業送本企業人事部門歸檔。

(二) 勞動人事處要經常了解和掌握形成人事檔案材料來源的信息，溝通渠道，建立聯系制度，及時向形成材料的部門收集應歸檔的材料。

(三) 勞動人事處發現送交的歸檔材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送有關材料或補辦有關手續，形成材料的部門應按規定認真辦理。

(四) 勞動人事處應根據干部職工的人事任免、工資變動通知，及時將其職務變動和工資變動的情況記載入檔案。

第四章 人事檔案保管與保護

第十條 對人事檔案，應遵循“安全保密、易于查找”的原則進行嚴密科學的保管。

第十一條 人事檔案的保管與保護由人事檔案管理員負責。要求必須具有較高的政治素質和思想素質，較強的事業心和責任感，必須是中共黨員;同時要求其在工作中能堅持原則，嚴格按照有關檔案管理規章制度辦事，不擅自向他人提供檔案或泄露檔案內容。

第十二條 人事檔案應放入專用鐵皮卷柜內保管，并注意做好防火、防潮、防蛀、防盜、防光和防高溫等安全措施。同時應保持房間內的清潔和適宜溫、濕度。

第十三條 建立登記和統計制度。認真做好人事檔案的轉出、轉入、借閱、轉遞、索引登記，每年應全面核對一次人事檔案，發現問題及時解決。

第五章 人事檔案的查閱、借用與轉遞

第十四條 因工作需要查閱和借閱人事檔案，須遵守下列規定:

(一)查閱單位應填寫《查閱人事檔案審批表》，并按查閱人事檔案的規定辦理審批手續。

(二)凡查閱人事檔案，利用單位須派中共黨員干部二人以上到辦綜合處查閱。

(三)人事檔案一般不外借,如必須借出使用時，要說明理由,經管委會分管領導批準,并嚴格履行登記手續,限期歸還,不得擅自轉借他人。

(四)任何個人不得借閱和借用本人及其直系親屬的檔案。

(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違紀者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。

(六)借閱、查詢檔案的單位和個人，不得擅自拍攝、復制檔案內容。確因工作需要從檔案中取證的須事先獲得管委會分管領導批準。

第十五條 干部職工工作調動(或因職務變動調離)后應及時將其人事檔案轉給新的主管單位。轉遞檔案應遵守下列規定:

(一)人事檔案通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部、職工本人自帶。

(二)縣及相當于縣以上的各級黨委組織、人事部門，可以直接轉遞人事檔案。市內接轉檔案要嚴格按規定執行，無人事權的單位一律不得轉接檔案。

(三)轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

(四)轉遞檔案必須按統一規定的《人事檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封。

(五)收到檔案、經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回。

依據作用

由于干部人事檔案內容客觀地反映干部的各個方面的情況，是干部德、能、勤、績等情況的綜合記錄。所以，干部人事檔案是組織人事部門全面地考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據。

憑證作用

由于干部人事檔案收存的材料形成于不同的時間，材料上留有組織公章、個人手跡或印鑒等具有法律效力的標志，因此，干部人事檔案能為落實干部政策、調整工資級別、解決生活待遇、更改參加革命工作時間、編史修志等有關問題提供重要憑證作用。